Hội nghị, hội thảo khách hàng là sự kiện quan trọng của doanh nghiệp. Chính vì vậy, bạn cần có kế hoạch và chuẩn bị thật chỉn chu, tỉ mỉ để hội nghị hội thảo có thể diễn ra thành công nhất. Song, nhiều doanh nghiệp hiện nay thường bỏ sót nhiều yếu tố tưởng chừng không quan trọng nhưng lại gây ra ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của hội nghị, hội thảo. Để tránh điều đó, bạn hãy cùng Luxury Palace tìm hiểu qua những điều cần biết khi tổ chức hội nghị hội thảo ngay sau đây nhé.

Xin phép khi tổ chức hội thảo 

Hiện nay, các cơ quan, doanh nghiệp muốn tổ chức bất kỳ sự kiện nào đều phải cần được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện. Đối với hội nghị – hội thảo khách hàng, đây là sự kiện có quy mô với số lượng khách tham gia lớn. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần có sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền nhằm kiểm soát và hạn chế tình trạng nội dung truyền tải chứa những nội dung sai lệch, trái với quy chuẩn pháp luật.

Một số loại giấy phép cần chuẩn bị khi xin cấp phép tổ chức hội nghị – hội thảo:

• Văn bản pháp lý xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan, tổ chức thực hiện sự kiện, hội thảo.
• Đơn xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo.
• Bản sao các giấy tờ tài liệu về nội dung của sự kiện (kịch bản, danh sách người tham gia biểu diễn, bộ sưu tập, tác phẩm…) hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội thảo…

Đây là một số hồ sơ cơ bản, tùy mỗi lĩnh vực thuộc cơ quan quản lý chuyên môn khác nhau mà hồ sơ sẽ được bổ sung thêm cho phù hợp.

Quy trình tổ chức để sự kiện, hội nghị – hội thảo

Xác định số lượng khách mời

Xác định danh sách khách mời là yếu tố cần thiết và quan trọng khi tổ chức sự kiện. Đây là yếu tố tiên quyết quyết định quy mô sự kiện, số lượng khách mời càng nhiều thì quy mô sự kiện càng lớn. Song cũng chính vì vậy mà bạn cần lên sớm danh sách để công tác chuẩn bị khác có thể hoàn thiện tốt hơn, đặc biệt là trong việc chọn lựa địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo.

Thời gian & địa điểm

Thời gian là yếu tố quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Việc chọn thời gian và địa điểm sao cho tinh tế là yếu tố doanh nghiệp cần cân nhắc thật kỹ lưỡng. Bạn nên chọn những khoảng thời hợp lý để giúp khách mời dễ dàng tham dự, tránh chọn những khung giờ trùng giờ làm việc, quá sớm hoặc quá trễ vì dễ sẽ gây bất tiện cho khách mời tham dự.

Chọn lựa địa điểm cho hội nghị, hội thảo cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Tùy vào chủ đề sự kiện mà doanh nghiệp nên chọn địa điểm phù hợp. Trường hợp chủ đề hội nghị, hội thảo không đòi hỏi cao về phong cách của địa điểm, doanh nghiệp nên chọn những nơi uy tín, sang trọng và thời thượng để thể hiện sự chỉnh chu của doanh nghiệp.

Một số yếu tố khác, doanh nghiệp cần quan tâm khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo như:

• Vị trí địa lý
• Quy mô sảnh tiệc
• Hệ thống âm thanh ánh sáng
• Thực đơn
• Các tiện ích đi kèm như: Nhà vệ sinh, thang máy, hầm xe,…

Xây dựng kịch bản sự kiện

Chuẩn bị sẵn kịch bản chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được các hạng mục và thời lượng của chương trình, giúp chương trình vận hành xuyên suốt và hạn chế những rủi ro ngoài ý muốn.

Để xây dựng được kịch bản cho hội nghị, hội thảo doanh nghiệp cần giải đáp được các vấn đề:

• Mục đích của sự kiện
• Thông điệp chính của sự kiện
• Đối tượng tham gia sự kiện
• Thời điểm sự kiện diễn ra
• Địa điểm tổ chức sự kiện

Tiết mục văn nghệ giải trí & Teabreak giữa giờ

Tiết mục văn nghệ giải trí và teabreak giữa giờ là phần được khách mời chào đón trong suốt buổi sự kiện. Bởi chúng sẽ giúp không khí trong hội trường thay đổi, bớt căng thẳng, nhàm chán. Từ đó giúp cho khách mời thư giãn tạo cho tinh thần thoải mái, nhẹ nhàng hơn. Không những vậy, tiệc Teabreak còn là cơ hội để khách mời giải lao, giao lưu trong buổi tiệc.

Trên đây là những điều cần biết khi tổ chức hội nghị hội thảo mà Luxury Palace gửi đến bạn. Chúng tôi hy vọng bài viết này hữu ích và chúc quý doanh nghiệp có một sự kiện thật thành công. Luxury Palace luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn tạo nên một sự kiện tuyệt vời nhất.