Tổ chức hội nghị là một hoạt động phổ biến, được rất nhiều công ty và doanh nghiệp áp dụng. Đây là cơ hội giao lưu quý báu giữa doanh nghiệp với các đối tác, nhà đầu tư, khách hàng thân thiết của mình. Để tổ chức một cuộc hội nghị không đòi hỏi quá nhiều yêu cầu khắt khe tuy nhiên bạn cũng cần chuẩn bị kĩ càng và quan tâm đến một số mục sau. Dưới đây Luxury Palace sẽ giải đáp các thông tin về tổ chức hội nghị trọn gói và những điều bạn nên lưu ý.

Lên ý tưởng – kịch bản hội nghị

Để tổ chức một cuộc hội nghị trang trọng cần xác định rõ mục đích, mục tiêu, đối tượng khách mời là ai? Từ đó, người tổ chức sẽ xác định chủ đề trọng tâm, thống nhất cho bộ phận thực hiện và giúp người tham gia nắm sơ bộ thông tin. Ngoài ra, bạn cũng cần phải soạn thảo kịch bản nội dung cuộc hội nghị nhằm đảm bảo chương trình được diễn ra trơn tru, đúng tiến độ. Tùy thuộc theo tính chất của từng hội nghị, bạn có thể bổ sung các tiết mục hay hoạt động tăng tương tác giữa doanh nghiệp với các khách mời. Từ đó, tạo sự hứng thú và thu hút sự chú ý của người tham gia.

Lập kế hoạch triển khai cụ thể – danh sách khách mời tham dự

Một trong những sai lầm dễ mắc phải khi tổ chức hội nghị là thiếu bản kế hoạch triển khai cụ thể bao gồm: ngày giờ, địa điểm tổ chức; phân công công việc cho từng bộ phận; bảng theo dõi tiến độ công việc; ngân sách dự trù; nhân sự từng bộ phận… Hãy đảm bảo rằng các thông tin phải được liệt kê đầy đủ, công khai với toàn bộ nhân viên liên quan, theo dõi sát sao các bước để kịp thời khắc phục khi thấy sơ suất. Một lưu ý quan trọng, người tổ chức cần nắm được số lượng khách mời tham dự cũng như tính cách, sở thích của họ để xây dựng kế hoạch triển khai phù hợp, tối ưu chi phí, đạt hiệu quả cao.

Khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức

Sau khi nắm rõ được một số thông tin cơ bản của hội nghị, việc bạn cần làm tiếp theo là lên danh sách các địa điểm tổ chức phù hợp với tiêu chí, concept đề ra ban đầu. Mẹo nhỏ, bạn nên đến từng nơi, thực hiện khảo sát trực tiếp, ưu tiên lựa chọn các trung tâm hội nghị, khách sạn uy tín, sang trọng, nằm tại vị trí đắt địa, giao thông thông thoáng, khu vực giữ xe rộng rãi,…

Nếu muốn tổ chức tại khu vực Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh và còn băn khoăn, thì hãy liên hệ ngay đến Hotline: (028)35 882 288 để nhận sự tư vấn hoàn toàn miễn phí từ đội ngũ nhân viên tận tâm của Trung tâm tổ chức hội nghị – tiệc cưới LUXURY PALACE.

Quảng bá trước sự kiện

Bên cạnh mục đích chính của hội nghị là giao lưu, thương thảo giữa doanh nghiệp và các bên liên quan thì đây cũng là cơ hội để kết nối họ với cộng đồng thông qua hoạt động truyền thông. Các sản phẩm truyền thông như: poster, banner, ảnh, video quảng bá hội nghị… cần được thiết kế phù hợp và cho đăng tải hoặc gửi đến công chúng trước khi hội nghị diễn ra.

Kiểm tra trang thiết bị

Trang thiết bị là một trong số các yếu tố khó kiểm soát nhất khi tổ chức hội nghị, vì vậy bạn cần nắm rõ và làm việc chặt chẽ với người phụ trách từng loại thiết bị. Khi lựa chọn địa điểm tổ chức hãy đảm bảo nơi đó có chất lượng hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và những trang thiết bị đi kèm tốt. Thường xuyên rà soát, kiểm tra để giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất, có các biện pháp phòng ngừa, giải quyết vấn đề về điện và phòng cháy chữa cháy.

Chạy tổng duyệt trước hội nghị

Khi tổ chức hội nghị, bất kỳ là quy mô lớn hay nhỏ đều cần thực hiện buổi tổng duyệt trước đó vài ngày để xem xét phần trăm tương thích giữa ý tưởng ban đầu và kết quả thực tế. Để buổi tổng duyệt diễn ra suôn sẻ, tránh mất thời gian thì từng bộ phận phải được kiểm tra tiến độ từng đợt trước ngày chạy tổng. Bạn có thể quan sát buổi tổng duyệt và suy nghĩ các tình huống bất ngờ có thể xảy ra, sau đó bàn luận, đưa ra hướng giải quyết phù hợp.

Đội ngũ nhân viên phục vụ – đơn vị y tế

Trong quá trình diễn ra sự kiện, yếu tố con người sẽ chiếm một vị trí vô cùng quan trọng, quyết định cảm xúc, ấn tượng của người tham gia hội nghị. Bạn cần bố trí đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp, tận tình, thông qua đó thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp thực hiện hôi nghị.

Khách mời tham gia sự kiện là những đại diện đến từ nhà đầu tư, đối tác, khách mời quan trọng vì vậy việc siết chặt an toàn vệ sinh thực phẩm hay các tai nạn không mong muốn là một lưu ý nên được lưu tâm.

Lựa chọn đơn vị đồng hành

Thông qua việc lựa chọn đơn vị đồng hành phù hợp, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian nhờ có quy trình làm việc chuyên nghiệp, bài bản, nhanh chóng, không những thế còn giúp tối ưu chi phí thực hiện. Luxury Palace tự hào là địa điểm tổ chức thành công nhiều hội nghị, hội thảo sang trọng, đẳng cấp bậc nhất Gò Vấp.

Luxury Palace tọa lạc tại mặt tiền đường Nguyễn Thái Sơn, quận Gò Vấp, sở hữu trên mình lối kiến trúc hoàng gia sang trọng, tân cổ điển. Tổng diện tích sử dụng của trung tâm lên đến gần 20.000 m2, bao gồm 10 sảnh tiệc, mỗi sảnh tiệc có sức chứa từ 200 đến 1.500 khách, cùng lúc có thể đón tiếp trên 4.000 khách. Chúng tôi sẽ đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng về hình thức cũng như quy mô tổ chức.

Mỗi sảnh tiệc đều được cung cấp hệ thống thiết bị tân tiến, đảm bảo đầy đủ các yêu cầu để buổi hội nghị, hội thảo được điễn ra trọn vẹn. Không những thế, với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành dịch vụ, Luxury Palace tự hào khi sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sẵn sàng đưa ra những layout hội nghị, hội thảo ấn tượng, phù hợp nhất với quý doanh nghiệp.

Như vậy, Luxury Palace đã trình bày thông tin tổ chức hội nghị trọn gói và những điều bạn nên lưu ý. Chúng tôi hy vọng bài viết hữu ích và giúp doanh nghiệp bạn có một hội nghị diễn ra thành công, trọn vẹn, chuyên nghiệp nhất.