Sự thành công của một hội nghị hay một sự kiện bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, từ việc lựa chọn vị trí tổ chức đến thực đơn ẩm thực được chiêu đãi phải được chỉn chu nhất có thể. Sảnh sự kiện đóng vai trò cực kỳ quan trọng, quyết định không gian sự kiện có phù hợp với chủ đề và tiêu chí của sự kiện hay không. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu các cách lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sao cho phù hợp nhất nhé.

Xác định yêu cầu sự kiện

Xác định yêu cầu và mục tiêu là bước đầu tiên giúp bạn lựa chọn sảnh sự kiện phù hợp. Bạn nên xem xét qua tính chất của sự kiện, tham khảo danh sách khách mời và nghiên cứu những quy định được đặt ra từ khách hàng và ban tổ chức chính. Vì khi nắm rõ các thông tin và điều kiện, bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch, lựa chọn địa điểm cũng như sảnh tiệc, đáp ứng đủ số lượng khách tham dự và các hoạt động trong sự kiện.

So sánh các địa điểm

Hiện nay, tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh, có rất nhiều các trung tâm tổ chức hội nghị, tiệc cưới khác nhau. Mỗi địa điểm sẽ có chất lượng phục vụ cũng như lối kiến trúc, thiết kế riêng biệt, bạn cần phải dựa trên những yêu cầu và mục tiêu đã đề ra ở bước đầu tiên và so sánh các ưu nhược điểm của từng trung tâm, nhà hàng tổ chức sự kiện để ra quyết định lựa chọn. Một số các yếu tố có thể cân nhắc qua:

• Vị trí địa lý

Một địa điểm thuận tiện, di chuyển dễ dàng, các khách mời sẽ có thêm động lực tham gia một cách đầy đủ. Đồng thời tiết kiệm thời gian di chuyển cho khách mời.

Ngoài ra, đối với các sự kiện quốc tế, người tham dự thường sẽ là những khách mời nước ngoài. Họ sẽ rất vui và thoải mái nếu hội nghị được diễn ra gần sân bay hoặc ở các quận trung tâm thành phố, vừa không mất quá nhiều thời gian di chuyển, vừa có thể ngắm nhìn đường phố Sài Gòn.

Luxury Palace tọa lạc tại quận Gò Vấp, trên tuyến đường Nguyễn Thái Sơn thuận lợi cho việc lưu thông giữa các quận. Trung tâm Luxury Palace với không gian sang trọng và hiện đại, có sức chứa từ 200 – 1500 khách, cùng lúc có thể đón tiếp trên 4.000 khách. Đáp ứng mọi yêu cầu của bạn về hình thức cũng như quy mô tổ chức.

• Cơ sở vật chất

Quá trình diễn ra sự kiện có mượt mà và suôn sẻ hay không phụ thuộc vào các trang thiết bị hỗ trợ, hệ thống âm thanh, ánh sáng và sân khấu. Bên cạnh đó, sảnh sự kiện cũng phải đảm bảo hệ thống điều hòa không khí, màn hình, máy chiếu, hệ thống thông tin, Internet,… được hoạt động tốt nhất, tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu cho khách mời khi đến tham dự.

Tại Luxury Palace , trung tâm luôn có đủ cơ sở vật chất tiện ích để sẵn sàng phục vụ khách hàng. Ngoài ra, trung tâm còn sở hữu hệ thống ánh sáng, âm thanh và màn hình LED hiện đại, đáp ứng nhu cầu của nhiều sự kiện cao cấp.

• Kiến Trúc và trang trí

Sảnh tổ chức sự kiện cần có kiến trúc phù hợp với loại sự kiện và concept chung của sự kiện. Trang trí sảnh tiệc phải tạo được không gian chuyên nghiệp, hấp dẫn và phản ánh đúng thông điệp của hội nghị. Nếu không có concept cụ thể, bạn nên ưu tiên chọn lối thiết kế sảnh tiệc sang trọng, đẳng cấp và tinh tế để nâng tầm buổi tiệc của doanh nghiệp.

Luxury Palace được thiết kế theo lối kiến trúc tân cổ điển. Với vẻ đẹp sang trọng, tinh tế, sảnh tiệc tại đây phù hợp với hầu hết các loại hình sự kiện. Song song đó là hệ thống đèn trần pha lê, giúp sự kiện của bạn thêm phần đẳng cấp, nổi bật.

• Chất lượng dịch vụ 

Đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp và tận tâm, không chỉ mang lại cảm giác hài lòng cho khách mời mà còn có thể giúp bạn giải quyết và xử các sự cố bất ngờ khi sự kiện gặp vấn đề. Tại Luxury Palace, đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản từ thái độ giao tiếp đến cung cách phục vụ thực khách một cách chu đáo nhất. Bên cạnh đó, họ còn được bổ sung các kỹ năng như giải quyết vấn đề, làm việc nhóm,… để thuận tiện cho phối hợp và hỗ trợ ban tổ chức trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

• Thực đơn đa dạng

Ẩm thực cũng là một yếu tố quan trọng cần phải lưu ý. Vì hầu hết các sự kiện đều được tổ chức trong khoảng thời gian từ 2 tiếng trở lên, do đó, các khách mời sẽ dễ cảm thấy nhàm chán, mệt mỏi và mất tập trung nếu không được nghỉ ngơi và tiếp thêm năng lượng. Thực đơn phục vụ cần ưu tiên sự đa dạng, phong phú và phù hợp với đại đa số khẩu vị thực khách, những món ăn nhỏ gọn, vừa đủ sẽ giúp khách mời lấy lại được sự hứng khởi, vừa không khiến họ không cảm thấy quá no.

Đội ngũ đầu bếp tại Trung tâm Luxury Palace có nhiều năm kinh nghiệm trong việc chuẩn bị các buổi tiệc lớn nhỏ cho các sự kiện. Sở hữu nhiều mẫu thực đơn đa dạng với nhiều mức giá, phù hợp với nhiều đối tượng khách mời khác nhau.

Tham khảo ý kiến từ đồng nghiệp, người quen

Để thêm phần chắc chắn, bạn có thể xem qua các bài đánh giá của khách hàng trên website và các phương tiện truyền thông. Hoặc tham khảo ý kiến từ các đối tác đã từng sử dụng dịch vụ tại trung tâm hội nghị được bạn lựa chọn, để hiểu hơn về chất lượng, cách phục vụ, tổ chức sảnh hội nghị như thế nào. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát và thực tế hơn trước khi quyết định đặt chỗ.

Khảo sát địa điểm

Bạn nên đến trực tiếp từng địa điểm để khảo sát kiến trúc và bàn bạc kế hoạch với ban tổ chức của nhà hàng về phong cách của sự kiện, trang trí sảnh hội nghị như thế nào, cần chuẩn bị những gì,… Đồng thời, hãy kiểm tra hệ thống kỹ thuật, cơ sở vật chất để đảm bảo rằng chúng hoạt động tốt. Việc gặp gỡ và trao đổi sẽ giúp bạn và ban quản lý tổ chức sự kiện hiểu hơn về những nhu cầu và điều kiện của hai bên, từ đó, phối hợp vận hành ăn ý hơn trong suốt quá trình hội nghị diễn ra.

Trên đây là một số bí quyết chọn sảnh tổ chức sự kiện mà Luxury Palace gửi đến bạn. Trung tâm hy vọng bài viết hữu ích và xin chúc Quý doanh nghiệp có một sự kiện thành công rực rỡ.