LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC HỌP BÁO

Họp báo đã không còn là cụm từ quá xa lạ hiện nay. Tuy nhiên, việc tổ chức một buổi họp báo thành công cũng không phải vấn đề dễ dàng đối với những “tay ngang”. Những sai lầm vì thiếu sự hiểu biết và chuẩn bị dễ dẫn đến những vấn đề ngoài ý muốn, ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện, nhất là trong việc lựa chọn địa điểm.

Địa điểm là nền móng của các sự kiện họp báo. Để họp báo được diễn ra thành công, bước đầu bạn cần chọn địa điểm đúng. Bạn hãy cùng Luxury Palace điểm qua các tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo sau đây để lựa chọn cho mình địa điểm phù hợp nhất.

Vị trí

Một trong những điểm cần lưu ý đầu tiên khi lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo chính là vị trí địa lý. Bạn cần đảm bảo khoảng cách giữa người tham dự và địa điểm tổ chức. Thông thường, các tòa báo và đơn vị truyền thông thường nằm tại trung tâm thành phố, do đó bạn nên chọn những khách sạn, trung tâm hội nghị gần trung tâm để phóng viên, nhà báo có thể thuận tiện di chuyển và tham gia. Những địa điểm xa trung tâm tuy giúp bạn tiết kiệm được chi phí nhưng lại gây bất tiện với khách mời, khiến doanh nghiệp mất điểm trong mắt khách tham gia.

Khi chọn địa điểm bạn cũng nên cân nhắc tình trạng giao thông theo thời điểm để tránh các tình trạng ùn tắc giao thông gây chậm trễ tiến độ sự kiện. Đây cũng là một tiêu chí quan trọng để bạn dễ dàng cân nhắc giữa các địa điểm và tìm địa điểm thích hợp cho mình.

Bãi đậu xe

Bãi đậu xe là yếu tố dễ bị bỏ qua khi lựa chọn địa điểm. Song, đây là yếu hết sức quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo. Thông thường, khách mời sẽ chủ động trong việc chọn phương thức di chuyển để tự chủ về thời gian. Do đó, việc doanh nghiệp chuẩn bị bãi đổ xe hoặc dịch vụ đổ xe hộ là không thể thiếu để ghi điểm trong mắt khách mời. Không hiếm các trường hợp khách mời phải bỏ về vì thiếu chỗ đậu xe, việc này không những khiến khách tham gia khó chịu mà còn gây ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp trong lòng khách tham gia.

Chính vì vậy, khi lựa chọn địa điểm địa điểm thì bạn hãy cân nhắc bãi giữ xe của khách sạn, trung tâm hội nghị bạn chọn. Các tiêu chí về bãi giữ xe cần cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo như: Vệ sinh, độ an toàn, chi phí,…Trường hợp địa điểm tổ chức đáp ứng tất cả nhưng thiếu bãi giữ xe, bạn có thể thuê bãi giữ xe bên ngoài nhưng cũng cần đáp ứng được các tiêu chí trên.

Sức chứa sảnh hội nghị

Sau khi xác định được số lượng khách mời bạn có thể dễ dàng chọn được sảnh hội nghị có sức chứa phù hợp. Tùy vào số lượng khách mời, số lượng bàn ghế, không gian trưng bày sản phẩm và layout mong muốn mà bạn có thể được sắp xếp trong những sảnh hội nghị khác nhau. Tuy nhiên, khi chọn sảnh cho buổi họp báo của mình bạn nên chọn những sảnh rộng hơn so với số lượng khách nhằm đảm bảo không gian thoải mái tránh tạo cảm giác bí bách, khó chịu cho khách mời.

Không gian sảnh tiệc

Phong cách trang trí không gian sảnh

Mỗi một buổi họp báo đều có một chủ đề riêng biệt. Chính vì vậy, bạn nên lựa chọn những địa điểm tổ chức có phong cách trang trí không gian sảnh trùng với chủ đề tiệc, việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được một phần chi phí cho buổi họp báo.

Việc của bạn cần làm là trao đổi với địa điểm tổ chức về những giới hạn cho phép của địa điểm có đảm bảo đủ để hoàn thiện ý tưởng trang trí chủ đề họp báo hay không. Thông thường, một số trung tâm chỉ cho phép treo các ấn phẩm và trang trí, không được phép dán hoặc khoan đục.

Nếu doanh nghiệp không đủ nhân lực và chuyên môn để đảm bảo thì đây cũng không phải vấn đề gì quá lớn. Hiện nay các dịch vụ trang trí có thể giúp bạn trang hoàng theo chủ đề mà không gặp các trở ngại về vấn đề không gian. Việc book đơn vị trang trí bên ngoài không những giúp bạn tiết kiệm được thời gian mà còn đảm bảo chủ đề của bạn được biểu đạt tốt nhất.

Bạn có thể xem thêm: 3 yếu tố tạo lễ ra mắt sản phẩm thành công

Dịch vụ khác

Khi chọn địa điểm tổ chức họp báo bạn cần quan tâm đến các dịch vụ và tiện ích đính kèm của địa điểm đó. Các dịch vụ bạn cần lưu ý thêm như: Âm thanh, ánh sáng, Wifi, màn hình led,… Để đảm bảo buổi tiệc của bạn diễn ra tốt nhất, bạn nên hỏi địa điểm một nhân viên phụ trách chỉnh sửa các trang thiết bị nhằm hạn chế các sự cố xảy ra.

Nếu họp báo có thời gian nghỉ giữa giờ, doanh nghiệp cần cân nhắc địa điểm có cung cấp các dịch vụ ăn uống như: bàn tiệc, teabreak,… để khách hàng có thể nạp năng lượng, giao lưu và tiếp tục tham gia họp báo.

Tiện ích

Bên cạnh các dịch vụ mà địa điểm cung cấp, bạn cũng cần quan tâm đến các tiện ích công cộng của địa điểm. Những địa điểm có các dịch vụ, tiện ích dành riêng cho các trường hợp người lớn tuổi, người khuyết tật,… sẽ dễ dàng chiếm được thiện cảm của khách hàng bởi sự tinh tế và thiện chí. Ngoài ra những khu vực công cộng như nhà vệ sinh, bãi giữ xe, hành lang, khu vực hút thuốc,… cũng cần được chú trọng để mang đến những dịch vụ tốt nhất cho khách mời tham gia.

hành lang họp báo

Trung tâm hội nghị tiệc cưới Luxury Palace

Với những tiêu chí trên, trung tâm hội nghị tiệc cưới Luxury Palace có thể là một địa điểm phù hợp với bạn. Trung tâm tọa lạc tại mặt tiền đường Nguyễn Thái Sơn, Gò Vấp. Với vị trí địa lý và hệ thống giao thông thuận lợi, không bị ùn tắc vào giờ cao điểm, Luxury Palace chính là sự lựa chọn phù hợp cho bạn.

Bên cạnh vị trí địa lý, bãi đổ xe với sức chứa hàng trăm chiếc cũng là một thế mạnh khó lòng bỏ qua của trung tâm. Cùng với đó là hệ thống tiện ích hiện đại với thang máy được lắp đặt tất cả các tầng, có lối đi riêng dành cho người khuyết tật và nhà vệ sinh được đảm bảo sạch đẹp 24/24.

địa điểm tổ chức họp báo

Trên đây là một số tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo mà Luxury Palace gửi đến bạn.Trung tâm hội nghị tiệc cưới Luxury Palace luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn tạo nên buổi tiệc ý nghĩa và trọn vẹn nhất.

 

TIN LIÊN QUAN

NÊN TỔ CHỨC TIỆC CƯỚI TẠI NHÀ HAY NHÀ HÀNG
NÊN TỔ CHỨC TIỆC CƯỚI TẠI NHÀ HAY NHÀ HÀNG

Một địa điểm cưới đẳng cấp sẽ khiến chúng ta có một hôn lễ thật nổi bật và sang trọng.…

LUXURY PALACE ĐỒNG HÀNH CÙNG VÒNG SƠ KHẢO MR WORLD VIETNAM 2024
LUXURY PALACE ĐỒNG HÀNH CÙNG VÒNG SƠ KHẢO MR WORLD VIETNAM 2024

Mr. World Vietnam -  Cuộc thi nam vương lần đầu tiên tổ chức tại Việt Nam đang thu hút nhiều…

TẤT TẦN TẬT VỀ DỊCH VỤ TỔ CHỨC TIỆC SINH NHẬT TRỌN GÓI CHO BÉ
TẤT TẦN TẬT VỀ DỊCH VỤ TỔ CHỨC TIỆC SINH NHẬT TRỌN GÓI CHO BÉ

Cuộc sống hiện đại hối hả khiến con người ta ngày càng muốn tìm kiếm sự tiện lợi và hiệu…

NHỮNG LƯU Ý KHÔNG THỂ BỎ QUA KHI TỔ CHỨC TIỆC CƯỚI TẠI SÀI GÒN
NHỮNG LƯU Ý KHÔNG THỂ BỎ QUA KHI TỔ CHỨC TIỆC CƯỚI TẠI SÀI GÒN

Hôn nhân là kết quả ngọt ngào của tình yêu. Và chắc hẳn cặp đôi nào cũng muốn “cái kết…