Hội nghị khách hàng (Customer Conference) là một sự kiện quan trọng của doanh nghiệp. Sự kiện được tổ chức nhằm gửi lời tri ân, quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến với khách hàng. Đồng thời thông qua hội nghị, doanh nghiệp có thể khảo sát ý kiến khách hàng để đưa ra chiến lược, định hướng kinh doanh sắp tới. Tuy nhiên bên cạnh những lợi ích, người tổ chức hội nghị khách hàng cũng cần có sự chuẩn bị thật chỉnh chu, tránh những sai phạm gây mất điểm với khách hàng. Những sai lầm đó là gì? Cùng Luxury Palace điểm qua những sai lầm khiến hội nghị khách hàng thiếu chuyên nghiệp.

Sai lầm khi sử dụng ngân sách

Một trong những sai lầm thường mắc phải của các doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị khách hàng là quá tiết kiệm ngân sách. Việc tiết kiệm ngân sách là tốt, tuy nhiên quá tiết kiệm sẽ khiến sự kiện của bạn thiếu sự đầu tư, không đạt tới hiệu quả tốt nhất gây mờ nhạt, mất điểm trong lòng khách hàng.

Thay vì quá tiết kiệm ngân sách bạn cần đặt ra một khoản kinh phí cụ thể cho hội nghị khách hàng dựa trên tình hình tài chính của doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp bạn kiểm soát được kinh phí nhưng vẫn đảm bảo sự kiện được hoàn thiện một cách chỉnh chu và phù hợp với doanh nghiệp nhất.

Song, doanh nghiệp cũng không nên lãng phí quá nhiều ngân sách. Một sự kiện với ngân sách lớn không có nghĩa là một sự kiện thành công. Việc sử dụng ngân sách một cách thiếu khoa học dễ dẫn đến thâm hụt, lãng phí ngân sách sự kiện. Để tránh việc này, bạn nên lập bảng dự trù ngân sách một cách cụ thể. Đồng thời, người tổ chức cũng nên sắp xếp hạng mục chi tiêu theo mức độ quan trọng của công việc, các việc quan trọng luôn đứng đầu để được đảm bảo hoàn thành và không xảy ra thiếu sót.

Thiếu sự đầu tư về truyền thông

Hội nghị khách hàng là sự kiện dành cho khách hàng, tuy nhiên việc truyền thông đến công chúng là điều không thể bỏ qua. Một hội nghị khách hàng thành công phải tiếp cận được với giới truyền thông và công chúng, từ đó nâng tầm, quảng bá cho thương hiệu của mình.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã vô tình bỏ qua yếu tố truyền thông khi tổ chức hội nghị khách hàng mà thường để “tự nhiên”. Đây là một sai lầm lớn, doanh nghiệp cần chủ động trong việc lập kế hoạch truyền thông cụ thể cho trước, trong và sau sự kiện để đảm bảo sự kiện có thể tiếp cận được đến công chúng và khách hàng mục tiêu.

Sai lầm khi thiếu sự đầu tư về địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

Việc chọn lựa địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng cần được doanh nghiệp chú trọng. Doanh nghiệp cần xác định được các trang thiết bị cần dùng cho mỗi hạng mục và lựa chọn địa điểm cung cấp được các nhu cầu cần thiết của sự kiện.

Ngoài ra, việc sắp xếp bàn ghế thiếu khoa học cũng là một trong những sai lầm dẫn đến hội nghị khách hàng không thành công. Địa điểm tổ chức thường hiểu rõ về kích thước và các tính chất của địa điểm, bạn có thể đề xuất người phụ trách hỗ trợ layout dựa trên mong muốn của mình. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào tìm hiểu nhu cầu của mình và dành thời gian trao đổi với người phụ trách địa điểm.

Do vậy, doanh nghiệp cần dành thời gian để nghiên cứu sự kiện và lập một danh sách cụ thể để tránh những sai sót. Ngoài ra, bạn nên đến trực tiếp địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng để khảo sát và đưa ra lựa chọn phù hợp.

Sai lầm khi sự kiện đi theo lối mòn cũ

Tổ chức hội nghị khách hàng là một sự kiện hàng năm của doanh nghiệp. Do đó, người tổ chức dễ rơi vào tình trạng cạn kiệt ý tưởng và tổ chức theo lối mòn cũ. Tuy nhiên, việc này sẽ dễ gây nhàm chán và nhận được sự đánh giá thấp từ khách hàng.

Bạn cần tìm hiểu và dành thời gian để tìm ra những chủ đề mới, phù hợp với tình trạng của doanh nghiệp. Một số yếu tố bạn có thể thay đổi để giúp sự kiện của bạn mới mẻ hơn như: quà tặng theo từng năm, trò chơi, những ấn phẩm truyền thông như banner, standee,… cũng cần được thay đổi để mang lại sự mới mẻ cho sự kiện, giúp khách tham gia sự kiện có những trải nghiệm ấn tượng tại sự kiện của doanh nghiệp bạn.

Trên đây là những sai lầm khiến hội nghị khách hàng thiếu chuyên nghiệp. Luxury Palace hy vọng bài viết có ích với bạn. Luxury Palace luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn tạo nên sự thành công của sự kiện doanh nghiệp.