Gala Dinner là một sự kiện cần thiết của doanh nghiệp trong việc thúc đẩy tinh thần nhân viên và xây dựng dựng văn hóa doanh nghiệp. Vậy thực chất tiệc Gala Dinner là gì và ta cần chuẩn bị những gì khi tổ chức tiệc Gala Dinner? Hãy cùng Luxury Palace tìm hiểu ngay sau đây nhé.

Tiệc Gala Dinner

Gala Dinner là sự kiện được tổ chức dưới hình thức một buổi tiệc tối, kết hợp với các hoạt động sân khấu và các hoạt động giải trí. Sự kiện thường được tổ chức vào những dịp đặc biệt của doanh nghiệp như các buổi ăn mừng, khen thưởng nội bộ, liên hoan hoặc tri ân khách hàng,…

Không những là một sự kiện tạo cơ hội để công ty hội họp lại với nhau, tiệc Gala Dinner còn là nơi để công ty tri ân khách hàng và đối tác, đồng thời quảng bá cho hình ảnh doanh nghiệp mình.

Chuẩn bị tổ chức tiệc Gala Dinner

Lên ý tưởng cho tiệc Gala Dinner

Hình thức tổ chức Gala Dinner rất đa dạng về concept cũng như ý nghĩa chương trình, phụ thuộc vào mục đích của doanh nghiệp mà sẽ thay đổi những concept khác nhau. Song việc chuẩn bị một ý tưởng càng độc đáo, mới lạ thì càng thu hút được nhiều người quan tâm và tham gia.

Lập kế hoạch và ngân sách

Lập kế hoạch và ngân sách là việc mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện khi tổ chức tiệc Gala Dinner nhằm kiểm soát được các hạng mục công việc và ngân sách một cách hợp lý tránh sai sót hoặc lãng phí thời gian và ngân sách. Việc xây dựng kế hoạch càng chi tiết sẽ càng giúp buổi tiệc diễn ra thuận lợi và dễ dàng hơn.

Kế hoạch tổ chức Gala Dinner sẽ bao gồm:

Xác định thời gian

Tùy vào tính chất của sự kiện mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn thời gian tổ chức tiệc sao cho phù hợp. Song không giống như Year End Party, Gala Dinner có thể tổ chức bất kỳ thời điểm nào trong năm. Vì vậy, bạn cần cân nhắc thời gian sao cho phù hợp, không nên chọn thời gian vào những ngày làm việc cao điểm, vì việc này sẽ gây bất tiện và cảm giác không thoải mái cho người tham dự.

Doanh nghiệp có thể tận dụng những ngày lễ, những kỳ nghỉ hoặc thời điểm sau khi kết thúc một dự án để tổ chức tiệc, đây là những thời điểm người tham gia cảm thấy thoải mái nhất để tận hưởng buổi tiệc.

Số lượng khách mời

Khách mời là một yếu tố rất quan trọng quyết định đến nhiều yếu tố khác như địa điểm, thiệp mời, thời gian tổ chức, số lượng bàn tiệc, quà tặng,… Do đó, doanh nghiệp cần lên số lượng khách mời một cách cẩn thận và chính xác. Liệt kê đầy đủ mọi khách mời từ các mức độ.

Địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của buổi tiệc. Một số tiêu chí khi chọn địa điểm mà doanh nghiệp cần lưu ý như:

• Vị trí địa lý: Để thuận tiện trong quá trình di chuyển, đơn vị tổ chức nên ưu tiên những vị trí gần thành phố. Tuy nhiên tốt nhất nên tránh những khu vực có mật độ phương tiện lưu thông cao để tránh ùn tắc và khó khăn trong di chuyển.
• Không gian: Sức chứa sảnh tiệc phải đáp ứng được quy mô của buổi tiệc, tránh tình trạng không đủ chỗ ngồi. Phong cách, kiến trúc, màu sắc của địa điểm cũng cần lưu ý để hợp với concept, ý tưởng của chương trình.
• Cơ sở vật chất: Bạn cần kiểm tra kỹ càng bàn ghế, sân khấu cũng như các thiết bị, dụng cụ đi kèm như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, chất lượng internet, điện, nước,…
• Chi phí: Yếu tố quan trọng nhất quyết định lựa chọn địa điểm là giá cả. Bạn nên cân nhắc những gì có được liệu có phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp mình. Đồng thời người tổ chức có thể tham khảo nhiều địa điểm khác nhau để có được sự lựa chọn phù hợp nhất.

Xây dựng kịch bản, nội dung chương trình

Kịch bản chương trình càng sáng tạo sẽ càng hấp dẫn và thu hút người tham gia. Song, chúng cũng cần đảm bảo tính phù hợp và kết nối với khách mời. Các tiết mục giải trí như ca hát, nhảy,… là không thể thiếu để bầu không khí sự kiện thêm phần sôi động.

Sự kết hợp những giây phút vui nhộn cùng những khoảnh khắc nghiêm trang tự hào cũng là một trong những điểm khiến chương trình của bạn thêm phần cuốn hút nhưng vẫn vô cùng ý nghĩa.

Khi xây dựng kịch bản bạn cần xác định đúng số thứ tự và ghi rõ tên từng tiết mục. Bên cạnh đó thời lượng diễn ra cho từng hạng mục chương trình cũng cần theo dõi sát sao để kiểm soát hiệu quả thời gian chương trình.

Lựa chọn thực đơn

Thực đơn của chương trình Gala Dinner sẽ trở nên hoàn hảo hơn khi có sự kết hợp hài hòa giữa các món khai vị, món chính và tráng miệng. Chính vì vậy, bạn cần lựa chọn thực đơn có đủ các món này để tạo nên sự chuyển vị hài hòa giúp khách mời có những trải nghiệm trọn vẹn nhất.

Tùy vào thời điểm khác nhau mà bạn nên chọn những thực đơn khác nhau. Đối với thời tiết nóng bạn nên ưu tiên những món ăn thanh mát và ngược lại đối với thời tiết lạnh thì những món ăn ấm nóng chính là sự lựa chọn lý tưởng cho bạn. Song, bạn có thể tham khảo những set thực đơn được xây dựng sẵn tại các nhà hàng để tiết kiệm thời gian và công sức.

Lập phương án dự phòng

Việc lập phương án dự phòng ứng biến các tình huống ngoài kế hoạch tổ chức Gala Dinner cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Để có thể đảm bảo xử lý tốt mọi vấn đề phát sinh nhằm tạo nên thành công trọn vẹn cho chương trình.

Luxury Palace – Địa điểm tổ chức tiệc Gala Dinner lý tưởng tại Gò Vấp

Luxury Palace tọa lạc tại mặt tiền đường Nguyễn Thái Sơn, quận Gò Vấp. Sở hữu tổng diện tích sử dụng lên đến gần 20.000 m2, bao gồm 10 sảnh tiệc, mỗi sảnh tiệc có sức chứa từ 200 đến 1.500 khách, cùng lúc có thể đón tiếp trên 4.000 khách. Đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng bạn về hình thức cũng như quy mô tổ chức.

Luxury Palace mang trên mình lối kiến trúc hoàng gia sang trọng. Mỗi sảnh tiệc đều được trang bị hệ thống trang thiết bị hiện đại với nhiều thiết bị âm thanh ánh sáng và màn hình led tân tiến. Không những vậy, với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành, Luxury Palace luôn tự tin sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẵn sàng phục vụ và hỗ trợ khách hàng trong suốt quy trình tổ chức sự kiện.

Đặc biệt, trung tâm còn có hệ thống thực đơn cao cấp được xây dựng với đa dạng mức giá giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn dựa trên ngân sách và mong muốn của mình, vô cùng thích hợp cho các sự kiện Gala Dinner của các doanh nghiệp.

Trên đây là những điều cần chuẩn bị khi tổ chức tiệc Gala Dinner mà Luxury Palace gửi đến bạn. Chúng tôi hy vọng bài viết này hữu ích và chúc quý doanh nghiệp có một sự kiện thật thành công. Luxury Palace luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn tạo nên một sự kiện tuyệt vời nhất.