Trước nay, hội nghị khách hàng luôn là một sự kiện quan trọng của nhiều doanh nghiệp. Để tạo nên hội nghị khách hàng thành công, doanh nghiệp cần phải hoàn thành tốt nhiều yếu tố như: Nhân sự, địa điểm, quà tặng khách hàng,… trong đó việc chọn được một địa điểm tổ chức phù hợp sẽ là một yếu tố quan trọng giúp các hoạt động khác diễn ra dễ dàng hơn. Vậy những tiêu chí quan trọng nào cần có khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng? Bạn hãy cùng Luxury Palace điểm qua ngay sau đây nhé.

Vị trí địa điểm tổ chức

Vị trí địa lý chính là tiêu chí đầu tiên mà người tổ chức hội nghị khách hàng cần lưu ý. Một trung tâm có phù hợp với phong cách sự kiện, có ưu đãi tốt, chất lượng chuyên nghiệp đến đâu thì việc chúng nằm tại một vị trí không thuận lợi sẽ là một khuyết điểm lớn mà người tổ chức sự kiện cần cân nhắc. Một vị trí xa không thuận lợi sẽ dễ khiến khách mời cảm thấy mệt mỏi, khó khăn trong việc di chuyển, ảnh hưởng đến tâm trạng khách mời ngay khi chưa bắt đầu sự kiện. Chính vì vậy, khi lựa chọn địa điểm bạn cần:

• Ưu tiên những nơi có vị trí gần trung tâm hoặc gần doanh nghiệp để tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển của khách hàng.
• Người tổ chức sự kiện cũng nên ưu tiên những trung tâm nằm tại mặt tiền của các tuyến đường nhằm giúp khách hàng dễ tìm kiếm, tránh lãng phí thời gian gây mất điểm trong lòng khách hàng.
• Một địa điểm với lưu lượng giao thông ổn định, ít bị ùn tắt vào giờ cao điểm cũng là một điểm cộng lớn khi đưa ra quyết định cuối cùng về việc lựa chọn địa điểm.

Đối với những buổi tiệc có khách ở xa, bạn cần lưu ý thêm xung quanh địa điểm tổ chức có các dịch vụ lưu trú như khách sạn, resort,… hay không, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tham gia sự kiện của khách hàng từ đó thể hiện sự chu đáo và hiếu khách của doanh nghiệp.

Không gian phù hợp

Tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn không gian sự kiện chính là quy mô và sức chứa của sảnh tiệc. Để đo lường không gian sảnh cần sử dụng cho buổi tiệc, bạn cần xác định được số lượng khách mời và các chi tiết cần sắp xếp, bày trí trong sự kiện, việc này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc trao đổi và lựa chọn sảnh tiệc phù hợp.

Bạn không nên chọn những sảnh tiệc quá nhỏ vì dễ gây cảm giác khó chịu, ngột ngạt cho khách mời. Tuy nhiên cũng không nên chọn những sảnh tiệc quá lớn so với quy mô sự kiện, việc này không những khiến bạn tốn thêm chi phí mà còn gây loãng không gian sự kiện.

Ngoài ra, lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị không chỉ là lựa chọn một địa điểm rộng lớn, thông thoáng mà chúng còn cần phù hợp với phong cách, chủ đề mà sự kiện cần thể hiện. Đối với các sự kiện không tổ chức theo chủ đề, người tổ chức cũng nên lựa chọn những không gian sang trọng, tinh tế thể hiện sự chuyên nghiệp, đẳng cấp của doanh nghiệp.

Chi phí

Một trong những tiêu chí quan trọng nhất khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện chính là chi phí. Lựa chọn địa điểm cần phù hợp với ngân sách mà doanh nghiệp đặt ra nhằm tạo nên sự cân bằng khoản chi giữa các hạng mục.

Vì sự kiện hội nghị khách hàng cần chi trả rất nhiều khoản chi như: Chi phí nhân sự, chi phí các tiết mục giải trí, chi phí dùng tiệc,… chính vì vậy, việc chọn địa điểm không cân nhắc chi phí sẽ gây mất kiểm soát ngân sách, gây ảnh hưởng lớn đến các hạng mục khác của sự kiện.

Để tối ưu nhất về mặt chi phí, bạn có thể tham khảo nhiều trung tâm khác nhau. Chất lượng dịch vụ so với chi phí bỏ ra chính là yếu tố quan trọng để bạn so sánh các địa điểm với nhau và đưa ra quyết định phù hợp nhất.

Cơ sở vật chất & trang thiết bị

Tổ chức một sự kiện hội nghị khách hàng thì trang thiết bị kỹ thuật là một vấn đề hết sức cần thiết, nhất là với những sự kiện hoành tráng với quy mô lớn.

Một địa điểm tổ chức sự kiện có đầy đủ các trang thiết bị hiện đại phù hợp với sự kiện sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và ngân sách khi tổ chức sự kiện. Trường hợp, trung tâm không có đủ các trang thiết bị cần thiết cho sự kiện, bạn hoàn toàn có thể cân nhắc việc thuê từ bên ngoài. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý các khoản phụ thu của trung tâm đối với những trang thiết bị thuê ngoài này.

Uy tín, chất lượng địa điểm

Một tiêu chí khác khi lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị khách hàng là uy tín và chất lượng địa điểm. Bạn nên tham khảo và lựa chọn những địa điểm có uy tín trên thị trường nhằm đảm bảo sự kiện của doanh nghiệp bạn được vận hành trôi chảy nhất. Hiện nay, không ít trung tâm mọc lên với vẻ ngoài hào nhoáng nhưng chất lượng dịch vụ lại thiếu uy tín và chất lượng dẫn đến những sai sót đáng tiếc cho sự kiện.

Để tìm được một địa điểm uy tín bạn có thể tham khảo nhiều nơi khác nhau, xem các đánh giá và phản hồi từ những khách hàng trước. Đặc biệt, bạn cũng có thể đến tận nơi để khảo sát thực tế, việc này sẽ giúp bạn có cái nhìn thực tế hơn về không gian lẫn dịch vụ của địa điểm.

Bạn có thể xem thêm: Những sai lầm khiến hội nghị khách hàng thiếu chuyên nghiệp

Luxury Palace địa điểm tổ chức sự kiện uy tín – đẳng cấp

Luxury Palace tọa lạc tại mặt tiền đường Nguyễn Thái Sơn, quận Gò Vấp. Sở hữu tổng diện tích sử dụng lên đến gần 20.000 m2, bao gồm 10 sảnh tiệc, mỗi sảnh tiệc có sức chứa từ 200 đến 1.500 khách, cùng lúc có thể đón tiếp trên 4.000 khách. Đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng bạn về hình thức cũng như quy mô tổ chức.

Luxury Palace mang trên mình lối kiến trúc hoàng gia sang trọng. Mỗi sảnh tiệc đều được trang bị hệ thống trang thiết bị hiện đại với nhiều thiết bị âm thanh ánh sáng và màn hình led tân tiến. Không những vậy, với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành Luxury Palace luôn tự tin sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẵn sàng phục vụ và hỗ trợ khách hàng trong suốt quy trình tổ chức sự kiện.

Trên đây là những tiêu chí quan trọng cần có khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng. Luxury Palace hy vọng bài viết có ích với bạn. Luxury Palace luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn tạo nên sự thành công của sự kiện doanh nghiệp.